Почта отбирает треть рабочего времени — как правильно организовать с ней работу

24 Сентября 2017 15:00

212

Найти в почтовом ящике с утра пару десятков срочных непрочитанных писем – страшный сон любого офисного сотрудника. Что делать в такой ситуации и как в конечном итоге не превратиться в раба email, в своей недавней статье рассказал портал Harvard Business Review. Редакция AIN.UA приводит адаптивный перевод этой публикации.

По данным исследования, проведенного в 2011 году, электронная почта является одним из основных источников стресса офисных сотрудников. Более того, она уже давно стала символом рабочих перегрузок. Данные отчета компании McKinsey, датируемого 2012 годом, говорят о том, что персонал тратит около 28% своего рабочего времени на чтение, написание и отправку электронных писем. В среднем, каждый человек проверяет почтовый ящик до 70 раз в день, в особо экстремальных случаях эта цифра может достигать 350 раз. Компаниям стоит обратить внимание на этот факт, поскольку постоянное стрессовое состояние сотрудников зачастую становится причиной снижения производительности.

Одним словом, нам давно пора научиться использовать email во благо собственной эффективности. И ключевой шаг к этому – определение четких приоритетов.

Первое, что стоит сделать – провести переучет всех задач, составляющих ваш день – от ответа на телефонные звонки до выполнения сложных проектов. Разбивайте большие части работы на более мелкие. Например, если вам предстоит сделать важный отчет – разделите весь процесс его подготовки на несколько частей и выполняйте их. Начните, например, со сбора информации, а затем перейдите к подготовке презентации.

Когда вы четко знаете, какие задачи предстоит выполнить, их можно классифицировать. Для этого отлично подойдет матрица управления временем Covey, согласно которой все рабочие задачи можно разделить на 4 сектора:

Квадрант 1: неотложные и важные вопросы. Работа над ними, как правило, подразумевает, быстрое реагирование на кризисные ситуации и тяжелые дедлайны.

Квадрант 2: важные, но не срочные задачи. К ним стоит подходить с точки зрения планирования и подготовки.

Квадрант 3: срочные, но не важные задачи. Именно сюда относится большинство писем, переговоров и встреч.

Квадрант 4: неважные и несрочные задачи.

Как правило, большая часть рабочего времени уходит на разрешение вопросов из 1 и 3 сегментов (в том числе и подготовка писем). Если вы тратите слишком много часов на квадрант 4, это говорит о проблемах. Вопросы из сектора 2, чаще всего, не требуют слишком много внимания. Они подразумевают постепенное разрешение, обдуманный и спланированный подход.

Преимущество такой «инвентаризации» задач заключается в том, что вы получаете возможность составить список приоритетов и значимых дел, а также четко ответить на вопрос: «Как я могу лучше всего потратить свое время прямо сейчас».

Понимание приоритетов, кроме всего прочего, поможет переосмыслить отношения с коллегами, которые просят вашей помощи и претендуют на время, а также конструктивно обсудить свою работу с руководителем.

Приоритеты и email

Если вы четко понимаете свои цели, заполнили список to-do и календарь, самое время вернуться к папке «Входящие». Но перед тем, как переосмыслить работу с электронными письмами, давайте выясним кое-что о них.

Прежде всего, стоит понимать, что email – это не разговор лицом к лицу, не форма длительного общения и уж тем более не способ быстрой коммуникации вроде мессенджеров. Это, скорее, инструмент доставки информации.

Составляя рабочий email, стоит тщательно продумать все его нюансы, включая аудиторию, к которой вы обращаетесь, каналы связи, желаемый ответ и т.д. В противном случае, вы рискуете отправить важное сообщение не тому адресату или отвлечь занятого человека ненужным ему письмом. Предлагаем детальнее обсудить перечисленные пункты. Это поможет иначе посмотреть на работу с электронными письмами.

Аудитория

Прежде чем писать и отправлять письмо, подумайте, с кем вы собираетесь общаться. Тщательно составьте список адресатов. Уверены ли в том, что информация, которую вы хотите передать, действительно нужна всем этим людям?

Чтобы отправлять и получать как можно меньше писем, возьмите на вооружение идею ставить в копию людей, которые могут быть заинтересованы в вашем сообщении. Они получат нужную информацию, но не обязаны отвечать на письмо. Это существенно сокращает нагрузку, уменьшает поток входящей корреспонденции и снижает количество задач.

Сообщение

Существует одно золотое правило email: пишите такие письма, какие вы бы хотели получать сами. Как правило, никто не читает большие тексты. Сообщение должно быть четко структурировано и содержать в самом начале важную информацию и вопросы.

Канал

Когда-то электронные письма были чем-то захватывающим и впечатляющим. Но времена давно поменялись, и сейчас стоит задумываться еще и над тем, действительно ли нужно отправлять письмо. Возможно, гораздо удобнее просто спуститься на этаж ниже и обсудить все с глазу на глаз, сделать короткий телефонный звонок или отправить SMS? Если использование другого канала связи, помимо письма, более эффективно, переключайтесь на него. Это поможет вам сэкономить время и сосредоточиться на выполнении задач из квадранта 2, а вашему адресату не отвлекаться от задачи из секторов 1 и 3.

Ответ

Отправляя электронное сообщение, вы должны четко понимать, какой ответ хотите получить. Особенно об этом стоит задумываться менеджерам. Представьте себе ситуацию: руководитель просто отправил своему подчиненному письмо в субботу утром, рассчитывая на то, что оно послужит напоминанием о важном задании в понедельник. Сотрудник же, получив такое послание в выходной, может посчитать, что это срочная задача, которая должна быть выполнена здесь и сейчас. Вот так нечаянно можно испортить чьи-то выходные и отношения в коллективе.

Чтобы не попадать в подобные ситуации, будучи как руководителем, так и подчиненным, при работе с электронной почтой стоит:

  • не терять внимательности – ваши коллеги, точно так же, как и вы, стремятся правильно расставлять приоритеты. Задумайтесь об этом, когда будете отправлять рабочее письмо вечером в пятницу;
  • действовать осмотрительно – проанализируйте свои приоритеты и подумайте, как ваши действия совпадают с их реализацией;
  • не забывать о собственных интересах – определите, какие активности являются источником вашего стресса и отвлекают от работы, а затем постарайтесь оградить себя от них. Выключайте уведомления о новых письмах, если нужно сосредоточиться, и обсудите с коллегами время, когда вы не отвечаете на сообщения.

Несмотря на то, что человечество уже научилось решать многие проблемы, вопросы правильного управления временем все еще сбивают нас с толку. В эпоху активного развития технологий и возможностей постоянного доступа, лучшее, что вы можете предпринять – это остановиться и сделать шаг назад. Потратьте время на то, чтобы задуматься о том, что и как вы делаете. Это поможет улучшить результативность, хорошо выполнять поставленные задачи и, при всем этом, быть счастливыми за пределами офиса.

Также подобрали для вас

Глава Alibaba Джек Ма — об экономике будущего: «Перестаньте надеяться на производство в создании рабочих мест»…
Марк Цукерберг: Вашей целью должен быть не запуск компании
Почему стоит подниматься в 5 утра каждый день
Цепочка писем: как настроить эффективные email-рассылки
Почему утверждения «X — это новая Кремниевая долина» — это бред
12 уроков от 100 самых креативных людей 2017 года по версии Fast Company
«Дурак» в email-рассылке и другие кейсы, увеличившие доход Busfor в 150 раз
3 причины, почему империя Tesla может развалиться

загрузить еще

19 просмотров